Nutzung von Künstlicher Intelligenz bei der Teilnahme am Vergabeverfahren

KI-gestützte Werkzeuge werden zunehmend auch bei der Erstellung von Angeboten in Vergabeverfahren eingesetzt – etwa zur Auswertung umfangreicher Vergabeunterlagen, zur Formulierung von Eigenerklärungen oder zur Erstellung von Leistungsbeschreibungen. Das kann den Aufwand erheblich senken, bringt aber auch einige rechtliche und praktische Besonderheiten mit sich, die bietende Unternehmen kennen sollten.

1. Inhaltliche Verantwortung bleibt beim Bieter

Ein mit KI-Unterstützung erstelltes Angebot ist rechtlich genauso verbindlich wie jedes andere. Werden Inhalte ungeprüft aus einem KI-Tool übernommen – etwa eine automatisch generierte Eigenerklärung oder ein zusammengefasster Leistungsumfang –, haftet das bietende Unternehmen für etwaige Fehler oder Abweichungen wie für jeden anderen Teil des Angebots und hat den erklärten Leistungsumfang grundsätzlich exakt wie beschrieben zu erfüllen.

Praxistipp: KI-generierte Textbausteine grundsätzlich vollständig gegen die Vergabeunterlagen prüfen, bevor sie in das Angebot übernommen werden – insbesondere bei Zahlen, Fristen und Eignungsangaben.

2. Vertraulichkeit der Vergabeunterlagen beachten

Viele Vergabeunterlagen, insbesondere bei komplexeren Beschaffungen, enthalten Informationen, die nicht ohne Weiteres an Dritte weitergegeben werden sollen. Werden solche Unterlagen in ein KI-Tool eingegeben, das die Daten extern verarbeitet oder speichert, kann das je nach Tool und Vertragsbedingungen eine Weitergabe an Dritte darstellen.

Praxistipp: Vor der Nutzung prüfen, welche Datenschutz- und Vertraulichkeitsbedingungen das eingesetzte KI-Tool hat, und im Zweifel keine sensiblen oder als vertraulich gekennzeichneten Unterlagen vollständig in frei zugängliche KI-Anwendungen eingeben. Bestandteile, die Rückschlüsse auf Auftraggeber oder Leistung zulassen, sollten anonymisiert werden.

3. Vorgaben der Vergabestelle zur Angebotserstellung können einschlägig sein

Manche Vergabeunterlagen enthalten Vorgaben dazu, wie Erklärungen abzugeben sind – etwa eigenhändig zu unterschreiben oder in bestimmter Form zu formulieren. Auch wenn ein generelles Verbot von KI-Unterstützung bei der Angebotserstellung derzeit unüblich ist, sollten die konkreten Vorgaben der jeweiligen Vergabeunterlagen darauf geprüft werden, ob sich daraus Einschränkungen ergeben.

Praxistipp: Bei Unsicherheit, ob bestimmte Formvorgaben den Einsatz von KI-Werkzeugen einschränken, im Zweifel über die vorgesehenen Kanäle bei der Vergabestelle nachfragen.

4. Risiko unzutreffender oder erfundener Inhalte

Frei verfügbare KI-Tools erstellen Textbausteine anhand von Wahrscheinlichkeiten. Das heißt, generierte Texte können plausibel klingen, können aber fehlerhafte oder inhaltlich unzutreffende Aussagen erzeugen, etwa zu Normen, Zertifizierungen oder technischen Spezifikationen (sog. Halluzinationen). Werden solche Aussagen ungeprüft in ein Angebot übernommen, kann das im schlimmsten Fall zum Ausschluss führen, wenn sich die Angaben als unrichtig erweisen – beispielsweise eine unzutreffende Erklärung zur Eignung.

Praxistipp: Jede von einer KI erzeugte technische oder rechtliche Aussage anhand der Originalquelle (Norm, Zertifikat, Herstellerangabe) verifizieren, bevor sie Teil des Angebots wird.

5. Gleichbehandlung und Eigenständigkeit des Angebots

Vergaberechtlich problematisch kann es werden, wenn mehrere Bieter durch identische KI-Tools oder -Vorlagen zu auffällig übereinstimmenden Angebotsinhalten kommen – das kann im Einzelfall Anlass für Rückfragen der Vergabestelle zur Eigenständigkeit der Angebote geben, insbesondere im Hinblick auf wettbewerbsrechtliche Vorgaben.

Praxistipp: KI-Tools als Unterstützung bei der Formulierung nutzen, das eigene fachliche und kalkulatorische Know-how aber in jedem Fall in das Angebot einfließen lassen, statt Inhalte unverändert zu übernehmen.

6. Nutzungsbedingungen der KI-Anbieter

Unabhängig vom Ergebnis des Vergabeverfahrens droht auch von anderer Seite ein Risiko: Einige Anbieter - insbesondere bei Verwendung kostenfreier  Varianten der KI-Tools - verbieten die gewerbliche Nutzung ihrer Anwendung oder des Outputs oder sehen hierfür zumindest umfangreiche Haftungsausschlüsse vor. Ein Verstoß gegen solche Nutzungsbedingungen kann zu einer Sperre führen.

Praxistipp: Prüfen Sie die Nutzungsbedingungen des KI-Tools danach, ob ihr Einsatz diesen zuwiderläuft.

Wann lohnt sich rechtliche Begleitung?

Gerade beim Einsatz neuer Werkzeuge wie KI-Anwendungen in einem formstrengen Verfahren wie dem Vergaberecht lohnt sich häufig eine kurze rechtliche Einordnung, bevor entsprechende Tools dauerhaft in den Angebotsprozess integriert werden – insbesondere im Hinblick auf Vertraulichkeit, Eignungsangaben und die konkreten Vorgaben der jeweiligen Vergabeunterlagen.

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